مطلب آموزشی
حقوق و دستمزد در حسابداری
حسابداری حقوق و دستمزد یکی از مهمترین مباحثی است که کسبوکارها ، چه بزرگ و چه کوچک با آن درگیر هستند . در این مطلب هرآنچه که باید در مورد حسابداری حقوق و دستمزد و نحوه محاسبه آن بر اساس قانون کار در نرم افزار حسابداری بدانید توضیح میدهیم . این مقاله جامع و کامل به تمام سوالات شما درباره محاسبه حقوق و دستمزد پاسخ میدهد . برای اینکه درک بهتری از فرآیند آموزش حقوق و دستمزد داشته باشید ، ابتدا برخی مفاهیم را مرور کنیم .
حسابداری حقوق و دستمزد چیست ؟
مفهوم حقوق و دستمزد بههیچوجه پیچیده نیست . واحد حسابداری و افرادی که به عنوان مسئول امور مالی و حسابداری در هر شرکت یا کسب و کاری مشغول فعالیت هستند باید کارکرد پرسنل را به طور دقیق محاسبه کنند و جزئیات آن را در قالب یک فیش رسمی با عنوان فیش حقوقی به کارکنان ارائه کنند . اطلاعاتی که در مورد حقوق و دستمزد کارکنان وجود دارد باید هر ماه به عنوان هزینه در دفاتر حسابداری ثبت شوند تا در محاسبات مالیاتی هم مورد محاسبه قرار بگیرند .
نکته مهم :
از آن جایی که حقوق پرسنل در محاسبات مالیاتی نقش دارند ، اطلاعاتی که درباره حقوق و دستمزد پرداختی کارمندان وجود دارد باید به صورت ماهانه در دفاتر حسابداری شرکت ثبت شوند .
نکته مهم :
البته لازم به ذکر است که حسابداری حقوق و دستمزد فقط در بخش خصوصی لازم و مورد نیاز نیست ؛ بلکه در تمامی مشاغل و ادارات نیز بسیار حائز اهمیت میباشد . در این مبحث ما به بررسی حسابداری حقوق و دستمزد در بخش خصوصی و تحت قوانین اداره کار میپردازیم .
دو امر بسیار مهم که تعیین کننده میزان دستمزد و حقوق هستند ، عبارتند از :
کمیت کار
کیفیت کار
اهمیت حسابداری حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد کارکنان به صورت معمول بخش بزرگی از درآمد هر شرکتی را به خود اختصاص میدهد و همچنین باید به دقت محاسبه و در موعد مقرر پرداخت شود . محاسبه حقوق و دستمزد اهمیت بالایی دارد زیرا که هر گونه بیتوجهی در آن میتواند موجب بروز ایراد و خسارت برای کسب وکار شود و روی روابط کارفرمایان با کارکنان و همچنین کارفرمایان با مراجع حقوقی تاثیرگذار باشد .
۶ دلیل اهمیت سیستم حسابداری حقوق و دستمزد :
1 – روحیه کارمندان
2 – جبران خسارت
3 – اعتبار شرکت
4 – گزارش دهی به وزارت های مربوطه
5 – پیروی از قوانین وزارت کار
6 – پرداخت مالیات
نکته مهم :
اگر در روند پیشرفت شرکتها و سازمانهای بزرگ دقت داشته باشید ، متوجه میشوید که یکی از رموز موفقیت این شرکتها این است که به صورت منظم دستمزد کارمندان را میپردازند . به این ترتیب هم رضایت هر چه بیشتر کارمندان را جلب میکنند و انگیزه برای کار را افزایش میدهند و هم اطلاعات را به صورت بایگانی شده ذخیره میکنند که میتوان از آنها گزارشات مالی تهیه کرد .
لیست حقوق چیست ؟
لیست حقوق همان اطلاعات کامل پرداختیها به کارکنان شرکت است که تحت عنوان فیش حقوقی نیز آن را میشناسیم . لیست حقوق مربوط به جبران خدمتی است که یک کسبوکار یا شرکت باید به کارکنان خود در ازای یک دورهی زمانی مشخص و در یک تاریخ مشخص پرداخت کند . لیست حقوق مربوط به مبلغی است که به ازای مقدار معینی کارکرد مثلاً هفتگی یا ماهانه به کارگران یا کارمندان پرداخت میشود . پیشنهاد میکنیم با مراجعه به صفحه نرم افزار حسابداری شرکتی با امکانات این نرم افزار حسابداری و نحوه ارسال لیست حقوق در محصولات سپیدار سیستم ارسال شوید .
دستمزد چیست ؟
دستمزد مثل قیمت در بازار ، تصفیه کننده بازار کار محسوب میشود . در سیستم و نرم افزار حسابداری دو نوع دستمزد اسمی و واقعی داریم .
دستمزد واقعی و دستمزد اسمی چه تفاوتی دارند ؟
مبنای محاسبه دستمزد ، ساعت است که با حقوق که پرداختی ماهانه است ، تفاوت دارد . دستمزد رایجترین شیوه پرداخت به کارگران و حقوق متداولترین شیوه پرداخت به کارمندان است .
1 – دستمزد اسمی مقدار پول و دستمزدی است که به یک نیروی کار پرداخت میشود .
2 – دستمزد واقعی در حقیقت بیان کننده قدرت خرید یک نیروی کار است و بنا به تعریف برابر نسبت دستمزد اسمی به سطح عمومی قیمتها است .
واحد حسابداری و منابع انسانی در محاسبه حقوق و دستمزد
قبل از اینکه به آموزش محاسبه حقوق و دستمزد برسیم بد نیست به افراد یا بخشهایی که باید در این جریان همکاری کنند اشاره کنیم . واحد منابع انسانی (کارگزینی) و حسابداری دو بخشی هستند که در فرآیند حسابداری حقوق و دستمزد تاثیرگذارند . برای محاسبه ، حسابدار باید اطلاعات به روز و دقیقی در زمینه حقوق پایه ، انواع مزایا ، هزینه مسکن ، عائله مندی و غیره داشته باشد .
واحدهای حسابداری و منابع انسانی در یک مجموعه باید با انتقال اطلاعات مورد نیاز به همدیگر این فرآیند را انجام دهند .
وظایف حسابداری در محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان
بعد از اینکه منابع انسانی اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه حقوق و دستمزد را در اختیار حسابداری قرار داد ، فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد شروع میشود . حسابداری طبق فرمولهای محاسبه حقوق و دستمزد و بر اساس نرخ حقوق و دستمزد سال دریافتی کارکنان را محاسبه میکند و برای آنها فیش حقوقی تهیه میکند .
البته انجام این کار با استفاده از نرم افزار حسابداری با سرعت و دقت بیشتری انجام میشود ، که استفاده از نرم افزارهای غیرمعتبر توصیه نمیشود . در ادامه برای کسانی که قصد دارند این فرایند را به صورتی دستی انجام دهند مراحل تشکیلدهنده این فرآیند را توضیح میدهیم .
آموزش محاسبه حقوق و دستمزد
در این بخش به صورت مرحله به مرحله محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری را آموزش میدهیم . اما قبل از آشنایی با روش محاسبه حقوق و دستمزد باید به چند نکته توجه کنیم . اولین نکته دقت به تمام دریافتیهای قانونی است . مواردی مثل حقوق و دستمزد ، حق اولاد، حق مسکن ، خواربار و بن کارگری ، ایاب و ذهاب ، مزایای غیرنقدی ، پاداش افزایش تولید ، سود سالانه و تمامی موارد مرتبط همه باید لحاظ شوند .
بدیهی است که بیشتر کارکنان از قوانین مربوط به حقوق و دستمزد آگاهی کافی نداشته باشند . به همین دلیل در ادامه با برخی از این قوانین مهم در این خصوص آشنا میشوید .
نکته مهم :
هر فرد شاغل باید ۴۴ ساعت در طول هفته کار کند .
محدودیتی برای توزیع این ۴۴ ساعت وجود ندارد .
روز جمعه تعطیل محسوب میشود ، با این حال کارفرما موظف به پرداخت حقوق کارکنان برای این روز است .
شروع و پایان کار باید بین ساعات ۶ الی ۲۲ تنظیم شود .
اضافه کاری در طول یک روز نباید بیشتر از ۴ ساعت شود .
دستمزد هر ساعت اضافه کاری ، معادل ۴۰ درصد بیشتر از دستمزد ساعات عادی است .
در صورت اشتغال فرد در مشاغل سخت ، ساعات کاری از ۴۴ به ۳۶ ساعت در هفته میرسد .
نکته مهم :
این است که حقوق کارکنان شامل 3 بخش ، حقوق پایه و کسورات و مزایا است . به عبارت بهتر آیتم های حقوق و دستمزد کارکنان شامل موارد زیر است :
حقوق پایه : حقوقی که به عنوان پایه حقوق کارکنان به آنها پرداخت میشود .
پایه سنوات :
جزئی از حقوق پایه است . به میزان مبلغی که با توجه به سابقه کارگر در محل خدمت و طبق جدول افزایش سنواتی و براساس اعلام شورای عالی کار ، در هر سال به دستمزد روزانه و ماهانه وی تعلق میگیرد ، پایه سنوات گویند .
حق سنوات چگونه محاسبه میشود ؟
حق سنوات = مزد ثابت روزانه × ۳۰ × ۳۶۵ ÷ روزهای کارکرد
کسورات : به تمامی کسورات حقوق از جمله مالیات و بیمه گفته میشود .
مزایا : تمامی مزایای قانونی شامل حق مسکن ، عیدی ، حق اولاد ، پاداش و حق مامورت است .
1 – تعیین حقوق پایه در حسابداری حقوق و دستمزد | اولین و مهمترین گام
مرحله اول فرآیند حسابداری حقوق و دستمزد تعیین حقوق پایه است . حقوق پایه به طور سالانه مشخص میشود . شورای عالی کار وظیفه تعیین حقوق پایه سالانه را به عهده دارد . این شورا از نماینده دولت ، نماینده کارفرمایان و نماینده کارگران تشکیل میشود و بعد از مشخص شدن به همه واحدهای اقتصادی اطلاع داده میشود .
البته تعیین حقوق پایه به این دلیل نیست که محدودیتی برای استفاده از این حقوق پایه وجود داشته باشد . حقوق کارکنان یک مجموعه میتواند به صورت توافقی بین کارفرمایان و کارکنان مشخص شود و به صورت روزانه ، هفتگی ، ماهانه یا پروژهای پرداخت شود . البته لازم است برای این تعیین حقوق پایه ، قراردادی تنظیم شود .
در صورتی که حقوق کارکنان ساعتی محاسبه باشد هم باید ساعات حضور آن ها محاسبه شود و سپس حقوق آن ها مشخص شود .
2 – محاسبه اضافه کاری | گام دوم برای تعیین حقوق و دستمزد
اضافه کاری یکی از موضوعاتی است که در بین حسابداران اهمیت فراوانی دارد . استفاده از نیروی انسانی مازاد بر ساعت تعیین شده طبق قانون اداره کار و بر اساس توافق طرفین معادل ۴۰ درصد اضافه بر نرخ مزد عادی است . محاسبه اضافه کاری شامل محدودیت در ساعت (حداکثر ۴ ساعت در روز و ۱۳۵ساعت در ماه) است . در مقاله محاسبه اضافه کاری سپیدار سیستم میتوانید به صورت کامل با قانون اضافه کار و نحوه محاسبه و پرداخت آن به کارکنان از صفر تا صد آشنا شوید .
3 – محاسبه میزان مزایای نیروی کار | بر اساس توافق با کارفرما تعیین میشود
بر حسب میزان کارکرد هر فرد ، به او حق بن تعلق میگیرد . این مورد در جدول حقوق و دستمزد پرداخت شده به هرکس در سال مورد محاسبه ، بر اساس هر تعداد ساعتی که کارکرده است محاسبه میشود . همه افراد از مزیای برابری برخوردار نیستند .
مزایا معمولا بر اساس سوابق کاری ، تخصص و توافق با کارفرما مشخص میشو . به همین دلیل مزایای نیروی کار بایستی به صورت کامل و مکتوب در توافق با کارفرما مشخص شود . باید دقت داشته باشید که مزایا به دو نوع مزایای مستمر و غیرمستمر تقسیم میشود .
مزایای مستمر
به مزایایی گفته میشود که بصورت نقدی یا غیر نقدی و ماهانه به کارمند پرداخت میشود و در فیش حقوقی ثبت میگردد . برخی از این مزایا شامل حق مسکن ، ایاب و ذهاب ، نوبتکاری ، حق اولاد و غیره است .
حق مسکن و بن خواروبار
هر کارفرما علاوه بر حقوق و دستمزد بایستی حق مسکن و بن خواروبار به کارگر پرداخت کند. مبلغ حق مسکن و بن خواروبار در ابتدای هر سال توسط شورای عالی کار اعلام میشود . به عنوان مثال در سال ۱۴۰۳ حق مسکن ۱۴,۰۰۰,۰۰۰ ریال و بن خوار و بار ۹,۰۰۰,۰۰۰ ریال اعلام شده است .
نکته مهم :
نکته ای که بسیار حائز اهمیت میباشد این است که اگر کارگری در طول یک ماه ، کمتر از یک ماه کارکرد داشته باشد ، مزایای وی نسبت به روزهایی که کار کرده است ، محاسبه میشود .
حق اولاد
هر کارفرما علاوه بر حقوق و دستمزد بایستی حق اولاد به کارگران پرداخت کند . حق اولاد معادل ۳ برابر حداقل حقوق مصوب شورای عالی کار در هر سال برای هر فرزند در ماه میباشد .
البته نکات دیگری هم وجود دارد که باید همواره به آنها توجه داشت :
محدودیتی در پرداخت حق اولاد از نظر تعداد فرزند وجود ندارد و طبق قانون به هر تعداد فرزند باید حق اولاد پرداخت شود .
در صورت اشتغال همزمان زن و شوهر ، حق اولاد به هر یک پرداخت میشود .
اگر فرزند زیر ۱۸ سال وارد بازار کار شده و مشمول قانون کار شود ، حق اولاد او قطع میشود .
اگر پدر و مادر از هم جدا شده باشند ؛ حضانت فرزند با هرکسی باشد ، حق اولاد به او تعلق میگیرد .
حق اولاد را با استفاده از فرمول زیر محاسبه میکنیم :
حق اولاد = حقوق مصوب سال جاری × ۳ × تعداد فرزند
حق اولاد در سال ۱۴۰۳ برای هر فرزند ۷,۱۶۶,۱۸۴ ریال مشخص شده است .
مثال ۱ : حق اولاد کارگری با دو فرزند و سابقه بیمه ۲۶ ماه را محاسبه کنید .
پاسخ : حق اولاد = ۲,۳۸۸,۷۲۸ × ۳ × ۲
مثال ۲ : حق اولاد کارگری با دو فرزند و سابقه بیمه ۱۰ ماه را محاسبه کنید .
پاسخ : حق اولاد ندارد چون سابقه بیمه او کمتر از ۲۴ ماه میباشد .
نکته مهم :
نکتهای که بسیار حائز اهمیت میباشد این است که سابقه بیمه مورد نیاز یک فرد برای دریافت حق اولاد ۲ سال (۷۲۰ روز) میباشد . همچنین سن فرزندان بیمه شده بایستی از ۱۸ سال کمتر باشد یا اینکه فرزندان مشغول به تحصیل باشند و یا معلولیت ذهنی یا جسمی داشته باشند .
مزایای غیر مستمر
به مزایایی گفته میشود که به صورت نقدی و غیرنقدی است و روال پرداخت مشخص و مستمری ندارد . این مزایا میتواند بر اساس کارکرد خاص کارمند به او تعلق گیرد . برخی از این مزایا شامل اضافه کار ، پاداش انجام کار ، عیدی ، پاداش آخرسال ، بهرهوری ، بازخرید خدمت و بازخرید مرخصی است .
اضافه کاری :
زمانی است اضافه تر نسبت به ساعت قانونی کار یا نسبت به قرارداد کار . بر اساس ماده ۵۲ قانون کار هزینه هر ساعت اضافه کاری به میزان ۴۰ درصد اضافه بر مزد ، برای هر ساعت کار عادی میباشد . به صورت خیلی ساده اگر کارگری طبق قرارداد بایستی ۸ ساعت کار کند ، اما در یک روز ۱۰ ساعت کار کرده باشد ، ۲ ساعت اضافه کار خواهد بود .
محاسبه اضافه کاری با فرمول زیر به دست میآید :
اضافه کاری = مزد ثابت ساعتی × ۱/۴ × ساعت اضافه کاری
مثال : کارگری که در مثال حق ماموریت گفته شد را در نظر بگیرید ، که مزد ثابت روزانه او ۳,۰۳۵,۳۹۵ ریال است . برای محاسبه اضافه کاری باید ابتدا ۳,۰۳۵,۳۹۵ را بر ۷.۳۳ تقسیم کنیم تا مزد ثابت ساعتی او محاسبه شود و سپس اضافه کاری ۲ ساعت آن را محاسبه کرد .
مزد ثابت ساعتی = ۳,۰۳۵,۳۹۵ ÷ ۷.۳۳ = ۴۱۴,۱۰۵
اضافه کاری = ۴۱۴,۱۰۵ × ۱/۴ × ۲ = ۱,۱۵۹,۴۹۴
نکته مهم :
کلیه حقوق و مزایای حقوق بگیر ( اعم از مستمر یا غیر مستمر ) مشمول مالیات است .
4 – محاسبه مالیات حقوق و دستمزد
برخلاف موارد قبلی که به حقوق و دستمزد کارکنان افزوده میشود ، محاسبه مالیات حقوق دستمزد از کسورات حقوق و دستمزد است . نرخ مالیات حقوق و دستمزد به صورت سالانه توسط سازمانهای مرتبط مشخص میشود و با میزان دریافتی کارکنان ارتباط دارد . همچنین برای مطالعه بیشتر میتوانید به مقاله ارسال لیست مالیات حقوق مراجعه نمایید .
5 – حق بیمه تأمین اجتماعی | ماجرای 30 درصد حقوق و دستمزد
حق بیمه از دیگر کسورات حقوق و دستمزد است که برای اعطای خدمات بیمه تأمین اجتماعی به کارکنان در حسابداری حقوق و دستمزد در نظر گرفته میشود . حق بیمه در مجموع 30 درصد از جمع حقوق و مزایای کارکنان است که از این 30 درصد ، 7 درصد توسط شخص و 23 درصد توسط کارفرما پرداخت میشود .
رقم افزایش حقوق در سال جدید
افزایش رقم حقوق از موضوعاتی است که هر ساله کارمندان شامل آن میشوند . رقم حداقل افزایش حقوقی که هر سال توسط اداره کار اعلام میشود برای افرادی است که هر سال طبق قراردادشان حداقل حقوق را دریافت میکردهاند . هر سال درصدی برای افزایش حقوق توسط وزارت کار اعلام میشود که البته این میزان افزایش باید طبق توافق کارفرما و نیروی کار باشد .
کسورات در حسابداری حقوق و دستمزد
کسورات نیز به چند دسته قابل تقسیم هستند : کسورات قانونی ، کسورات قضایی و… که در اکثر مواقع فقط با کسورات قانونی مانند حق بیمه کارگر و مالیات حقوق کار داریم . همانطور که گفته شد در حسابداری حقوق و دستمزد یکی از اهداف مهم انجام تکالیف مربوط به سازمان تامین اجتماعی و سازمان امور مالیاتی کشور میباشد تا در رسیدگی به مشکل برخورد نکنیم . پس شخصی که در این حیطه فعالیت میکند باید به قوانین مربوط به این کسورات اشراف کافی را داشته باشد تا در انجام تکالیف دچار اشتباه نشود .
نکته مهم :
این نکته حائز اهمیت است که با انجام محاسبات دستمزد و مزایا و پس از کسر کسورات به حقوق خالص فرد میرسیم که قابل پرداخت میباشد .
نکته ۱ : بیمه سهم کارگر ۰.۰۷ و بیمه سهم کارفرما ۰.۲۳ میباشد ، که از حقوق ناخالص کارگر ۷ درصد بابت بیمه کسر میشود .
نکته ۲ : سقف معافیت مالیاتی موضوع ماده ۸۴ قانون مالیات های مستقیم در سال ۱۴۰۳ مبلغ ۱,۴۴۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال است . (به عبارتی معافیت ماهانه ۱۲۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال است) .
نکته ۳ : مالیات حقوق کارگر به صورت پلکانی محاسبه و از حقوق او کسر میشود .
بخشنامه مالیات حقوق سال ۱۴۰۳
با توجه به بخشنامه بالا میتوانیم ، جدول مالیات حقوق ماهانه را به صورت زیر در نظر بگیریم .
جدول حقوق و دستمزد ۱۴۰۳
فرمولهای محاسبه حقوق و دستمزد
متداولترین محاسبات حقوق و دستمزد با توجه به قوانین تصویبشده برای حسابدار حقوق و دستمزد در ادامه معرفی میشوند .
فرمول محاسبه دستمزد در برابر هر ساعت کار
دستمزد هر ساعت کاری طبق مبلغ قرارداد بستهشده بین کارگر/کارمند و کارفرما مشخص میشود .
فرمول محاسبه اضافهکاری در برابر هر ساعت کار
مزد یک ساعت کار عادی * ۱.۴ = دستمزد یک ساعت اضافهکاری
فرمول محاسبه شبکاری در برابر هر ساعت کار
مزد یک ساعت کار عادی * ۱.۳۵ = دستمزد یک ساعت شبکاری
دستمزد یک ساعت شبکاری * ساعات شبکاری در ماه = حقوق یک ماه شبکاری
فرمول محاسبه حقوق نوبت کاری (شیفت کاری)
نرخ نوبت کاری که بر اساس نوع شیفت تعیین میشود * مزد و مزایایی که بهتبع شغل متفاوت است = وقالعاده نوبت کاری
فرمول محاسبه سنوات
عدد پرداختی سنوات طبق جدولی خواهد بود که هر ساله از سوی وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی تعیین و تصویب میشود و در ادامه آورده شده است.
فرمول محاسبه عیدی و پاداش
12/ حقوق ماهانه * تعداد ماههای کاری = عیدی کارگرانی که کمتر از 12 ماه کار کردهاند
12/ حقوق ماهانه * 2 * تعداد ماههای کاری = عیدی کارگرانی که بیشتر از 12 ماه کار کردهاند
حداقل دستمزد روزانه * 60 = حداقل عیدی کارگرانی که بیشتر از 12 ماه کار کردهاند
حداقل دستمزد روزانه * 90 = حداقل عیدی کارگرانی که بیشتر از 12 ماه کار کردهاند
سخن پایانی
هر مجموعه باید هر ماه به کارمندان یک فیش حقوقی قابل فهم ارائه کند . اگر این فرایند دچار ایراد باشد موجب ایجاد اختلال در پرداخت و نارضایتی نیروی کار و مدیران خواهد شد . وظیفه حسابدار حقوق و دستمزد این است که تمامی موارد لازم برای پرداخت دستمزد به کارکنان را محاسبه کرده و به کارکنان و مسئولین پرداخت اعلام کند . در این فرایند لازم است تا تحصیلات و مهارتهای خاصی در این بخش از حسابداری وجود داشته باشد .
آگاهی از قوانین و نحوه محاسبات ، آشنایی با قوانین و بهروزرسانی اطلاعات از دیگر ملزومات این جایگاه شغلی است . روحیه اخلاقی رازداری ، دقت ، پیگیری و صراحت و توانایی برقراری ارتباط با بخشهای دیگر نظیر منابع انسانی نیز از دیگر مواردی است که باید در اخلاق حرفهای در نظر گرفته شود . همچنین ثبت تمامی مدرک از مرحله اطلاعات فردی ، میزان حضور و غیبت و مرخصی کارکنان تا تأییدیه پرداخت دستمزد باید به درستی و دقت در نرم افزارها یا دفاتر حسابداری منجمله همیار محاسب پارسه به صورت مستند و دقیق انجام می شود و میتواند کمک شایانی به صاحبان مشاغل کند .